5.3 Werkdruk
Werkdruk ontstaat als medewerkers structureel worden blootgesteld aan (te) hoge eisen en zij geen invloed kunnen uitoefenen op de achterliggende oorzaken van de werkdruk. Als dit langdurig aanhoudt kan werkdruk leiden tot werkstress.
In een crematorium kan werkdruk ontstaan door:
- het werk dat de werknemer moet doen (taakafwisseling);
- de hoeveelheid werk die de medewerker moet verzetten (er kunnen meerdere crematies per dag zijn);
- de manier waarop de medewerker het werk moet doen (het werk moet aan kwaliteitseisen voldoen en volgens bepaalde processen in een bepaalde volgorde en tempo gebeuren);
- tijdslimieten (het werk vindt soms plaats onder tijdsdruk);
- de condities waaronder het werk plaatsvindt (bijvoorbeeld bij overledenen als gevolg van een incident);
- de middelen die worden gebruikt;
- de hoeveelheid vrijheid die de medewerker heeft en welke regelmogelijkheden er zijn
5.3.1 Risico’s
De werkstress die ontstaat als gevolg van deze werkdruk kan zichtbaar worden op verschillende manieren:
- lichamelijk (hartkloppingen, hoge bloeddruk, etc.);
- emotioneel (nervositeit, angst, etc.);
- cognitief (vergeetachtigheid, concentratieproblemen etc.);
- gedragsmatig (slordigheid, impulsiviteit, agressie etc.).
Werkdruk heeft ook tal van andere gevolgen, voor de medewerkers maar ook voor de afdeling of voor de organisatie. Onderstaande gevolgen kunnen signalen zijn van werkdruk. Het herkennen van deze vroegsignalen (preventie) is een eerste stap ter voorkoming en beïnvloeding van werkdruk (curatief). Signalen kunnen zijn:
Voor de medewerker:
- verlies aan werkplezier;
- verlies aan creativiteit en flexibiliteit;
- onvrede over de kwaliteit die hij kan leveren;
- toename van fouten; ergernissen, irritaties en een vervelende sfeer in het team;
- veel overwerk en daardoor mogelijk conflicten met het ‘thuisfront’;
- vermoeidheid, moedeloosheid; stressklachten.
Voor de afdeling en de organisatie: het werk is niet af;
- de kwaliteit is niet wat die zou moeten zijn;
- er worden fouten gemaakt;
- de klantgerichtheid en de service lopen terug;
- medewerkers zijn niet meer bereid (of in staat) om een keer iets voor een collega te doen;
- de samenwerking verslechtert, er ontstaan conflicten;
- de betrokkenheid, creativiteit, flexibiliteit en spontane inbreng van medewerkers verdwijnt;
- medewerkers hebben geen plezier meer in hun werk, mopperen en klagen;
- het verloop stijgt; het verzuim stijgt;
- de sfeer is slecht.
5.3.2 Oplossingen
- beoordeel regelmatig het medewerkersbestand op bovenstaande vroegsignalen. Kijk vooral naar de veranderingen ten opzichte van verzuim, fouten, gedrag etc. (procesoplossing); maak risico’s van werkdruk bespreekbaar, bijvoorbeeld in het werkoverleg of functioneringsgesprek (procesoplossing);
- breng het werkvermogen van medewerkers in kaart (individueel en op groepsniveau) en maak dit terugkerend onderwerp van gesprek. Er zijn meerdere vragenlijsten in omloop. Een voorbeeld is de Work Ability Index (procesoplossing);
- organiseer het werk slimmer. Een analyse van het werkproces kan verstoringen en vertragingen aan het licht brengen (organisatorische oplossing);
- vergroot de regelmogelijkheden van de medewerker. Bekijk of het mogelijk is de tijd (voor een deel) zelf in te delen, de werkvolgorde te bepalen en het tempo of de manier waarop het werk wordt aangepakt. Regelmogelijkheden kun je ook vergroten door samenwerking te stimuleren. Zorg ervoor dat medewerkers niet (te vaak) alleen werken, met elkaar over de inhoud van het werk kunnen praten, elkaars werk kunnen overnemen als dat echt nodig is en met problemen ook bij hun leidinggevende terecht kunnen (organisatorische oplossing);
- verbeter de informatievoorziening en de communicatie. Veel werkdrukproblemen worden veroorzaakt door onduidelijke of onvolledige informatie of misverstanden en onwetendheid. Werkoverleg, functioneringsgesprekken en regelmatig overleg tussen leidinggevende en medewerker zijn de meest aangewezen momenten van informatie uitwisseling (organisatorische oplossing);
- verbeter hulpmiddelen en systemen. Werkdruk kan veroorzaakt worden door storingen of vertragingen van apparatuur of computersystemen. Systemen die niet goed bij de werkprocessen passen, kunnen ook vertraging opleveren en daarmee werkdruk. Door de (kwaliteit van ) hulpmiddelen te verbeteren of het beter laten aansluiten van systemen op werkprocessen kan werkdruk verminderen (organisatorische oplossing);
- professionaliseer leidinggevenden. Soms wordt werkdruk veroorzaakt door onduidelijke aansturing of aansturing die niet past bij de situatie. Goede ondersteuning van een leidinggevende kan regelmogelijkheden voor medewerkers vergroten (organisatorische oplossing);
- pas de kwalificaties van de medewerker aan. Maak daarvoor eerst een overzicht van de benodigde competenties en de aanwezige competenties (kwalificatie en organisatorische oplossing);
- bied een stress- of time management training aan (kwalificatie);
- flexibel werken waardoor je beter bent toegerust op het wisselende werkaanbod. Er zijn verschillende vormen. Het tijdstip waarop medewerkers beginnen en naar huis gaan kan variëren, al dan niet met blokuren (flexibele begin- en eindtijden). Medewerkers kun je op verschillende plaatsen inzetbaar maken (flexibele inzet van personeel) en je kunt de arbeidsvoorwaarden variëren door gebruik te maken van flexibele arbeidsrelaties (organisatorische oplossing).